Организация рабочего пространства

Предлагаем разобраться с основными правилами, которые следует учитывать при проектировании рабочего пространства.

Организация рабочего места включает в себя:

  • выбор его расположения в пространстве относительно стен, потолка, колонн и других мест в комнате;
  • создание проекта рабочего помещения;
  • выполнение заказов на разработку проектов зданий, строящихся по индивидуальным требованиям;
  • распределение отделов по помещениям уже построенного здания;
  • создание проекта оформления помещений оборудованием, предназначенным для коллективного использования.

Проектируя рабочее помещение следует учитывать:

  • Назначение, например бытовые помещения, холлы, кабинеты и так далее.
  • Особенности деятельности, проводимой в помещениях.
  • Соблюдение санитарно-гигиенических, психологических и прочих норм.

Гораздо проще проектировать помещения производственного назначения. Это объясняется большей площадью, влиянием технологического процесса (наличие поточных линий, конвейеров и топу подобного оборудования). Кроме того на качество физической деятельности не значительно влияют внешние условия, а также социальные и психологические контакты.

Именно поэтому мы подробно разберем принципы, которые учитываются при проектировании офисных (служебных) помещений.

Офис представляет собой часть организации, имеющую административный характер. В нем выполняется документирование процесса управления, и осуществляется делопроизводство.

История развития офисов

Офисы прошли четыре этапа развития:

1. Контора писаря. Наиболее древний вид офиса. Для обмена информацией использовали посыльных. Записи велись в бухгалтерских книгах с использованием пера и чернильницы.

2. Механизированный офис (с 1880-х годов). В данном виде офисов появились пишущие машинки, телефоны и телекс. Эти устройства помогали обеспечить машинное написание документов с использованием копирки. Для обмена информацией использовали услуги телеграфа и почты. Увеличение скорости обмена информацией значительно улучшило показатели производительности управленческого труда.

3. Электрифицированный офис (с середины ХХ в.). В данном виде офисов работа осуществлялась нас помощью техники, работа которой осуществлялась с помощью электрических сигналах. К ним относятся:

  • пишущие электрические машинки, головки которых были заменяемыми;
  • портативные диктофоны;
  • техника для копирования, для работы которой использовалась ординарная бумага.

Эти устройства серьезно увеличили быстроту доставки информации и качество документооборота.

4. Электронный офис (с 1980-х годов). Работа в таких офисах осуществляется на компьютерах. Благодаря им информация преобразуется с помощью сложных программ и за считанные секунды передается в любое место на земном шаре с помощью Интернета. Разработка электронной подписи позволила кроме общей информации передавать по сети всевозможные документы. При этом они являются официальными, наравне с подписанными традиционным путем.

Принципы организации современных офисов

Для организации современных офисов необходимо наличие:

  • Оргтехнического блока с компьютером. Каждая категория сотрудников нуждается в определенных параметрах техники.
  • Коммуникационных сетей.
  • Программного обеспечения.
  • Техники, предназначенной для совместного использования.

Компьютеры дают возможность ликвидировать оторванность сотрудников, исключая необходимость их одновременного сбора в одной комнате. При получении важной информации они могут находиться на улице, в транспорте, гостинице, у клиентов или дома. Современная техника позволила не только существенно расширить пределы пространства офисов, но и сохранить рабочее время, облегчив процесс его планирования.

Разрабатывая проект офиса, необходимо помнить, что при технологии управления требуется регулярное общение, а также контакт сотрудников между собой и с посторонними лицами. Именно поэтому следует не только грамотно распределять отделы по помещениям, но и расставлять мебель и технику таким образом, чтобы они не вызывали лишних перемещений и затрат времени. Так как арендные ставки и цена на недвижимость довольно высоки, грамотная планировка позволит экономично использовать площадь, отведенную под офис. Рациональной считается организация прямоточного движения информации и документов, отсутствие ненужных пересечений и необходимости возвращаться в исходный или промежуточный пункт. Отделы и сотрудников, которые по специфике своей работы регулярно контактируют, необходимо располагать рядом. Те отделы, которые контактируют с остальными примерно в одинаковом количестве, размещают равноудаленно от остальных. Отделы, работающие с посетителями располагают на первом этаже недалеко от входа.

Размер помещений должен соответствовать выполняемой в них работе и существующим санитарным нормам. При определении площади помещений, следует учитывать параметры объектов, которые будут размещены там. Соблюдение данного параметра необычайно важно, поскольку при работе на малой площади снизится эффективность работы, а слишком большая будет способствовать захламлению и ухудшению работоспособности.

Параметры, которым должны соответствовать служебные помещения, приведены в таблице ниже.

Отношение длины и ширины комнаты

1 к 1....1 к 1,5

в исключительных случаях 1 к 2

 

Минимально допустимая ширина помещения

2,5-3 метра

 

Глубина при одностороннем естественном освещении

максимум 7 метров

Оптимальная высота потолков

3,1-3,25 метров.

 

Объем помещения, выделяемый на каждого сотрудника

15 м3

 

Площадь помещения, выделяемая на каждого сотрудника

4,5 кв.м

(минимум 3 кв.м на технического исполнителя и 4 кв.м на специалиста)

 

 

Площадь вестибюля

0,15 кв.м на сотрудника

(минимум 18 кв.м)

 

 

 

Принципы расположения офисов

Сотрудников в офисе располагают по кабинетному или зальному или принципу.

Кабинетный принцип

Согласно этому принципу допускается размещение:

  • по 13 человек в одном кабинете;
  • 4-10 сотрудников в небольших комнатах;
  • 11-30 сотрудников в большой просторной комнате.

При этом следует учитывать возможности организации и средства, которые потребуются для управленческой деятельности.

Так как кабинет руководителя также используют для собраний, их площадь должна быть довольно большой.

Кабинет руководителя компании (также будет использоваться для совещаний и приема делегаций)

минимум 24-55 кв.м

 

Кабинет руководителя отдела (тех, которые проводят оперативки)

8-24 кв.м

 

Площадь приемной

около 19 кв.м

 

Кабинет рекомендуется оформить в одном стиле. Рекомендуется установить в одном углу стол и кресла. Там можно будет проводить неформальные беседы. Прекрасным украшением интерьера станет использование живых цветов.

Зальный принцип

Согласно зальному принципу сотрудники размещаются в залах, способных вместить до тысячи человек. Такие помещения обязательно оборудуют звукопоглощением и кондиционерами. Для разделения рабочих мест используют шкафы высотой 1,7-1,9 м и шириной 0,45-1,2 м, либо перегородки высотой 1,5 м. Данный вариант планировки пользуется популярностью на Западе. На территории России его применяют лишь в новых зданиях, которые строились непосредственно для офисов.

Оба типа расположения сотрудников имеют свои плюсы и минусы. Использование просторных комнат позволяет гораздо лучше использовать полезную площадь и облегчить смену планировки при необходимости. Кроме того вентиляция, освещение и отопление будут стоить гораздо дешевле. Грамотная планировка позволяет сотрудникам беспрепятственно общаться при необходимости, иметь просторную рабочую зону и сократить маршруты передвижения людей и документации.

При том, что с помощью перегородок создается мини-кабинет, при зальной планировке офиса сотрудникам сложнее сосредотачиваться, они легко отвлекаются на сторонние беседы и быстрее утомляются. Для того, чтобы этого избежать в Японии во многих фирмах обустраивают комнаты, предназначенные для размышлений.

Наличие собственного кабинета придает конфиденциальности и уединенности, которые необходимы при работе со сложными документами либо бумагами, имеющими ограниченный доступ. Но в таком случае гораздо сложнее обеспечить коллективную работу над каким-либо вопросом или провести совещание с большим количеством участников.

Комбинированная планировка

Для того, чтобы избежать указанные недостатки, можно воспользоваться комбинированной планировкой. Согласно ей всем сотрудникам выделяют два рабочих места:

  • постоянное — кабинет, в котором будут выполняться основные функции;
  • временное — помещение общего использования в котором будут:
  • проводиться совещания;
  • осуществляться вспомогательные работы;
  • осуществления творческая работа;
  • храниться документы;
  • приниматься посетители и так далее.

В данном случае каждый сотрудник делит свое рабочее место с коллегами.

Требования к расположению мебели в офисе

Планировку внутри офиса обеспечивает грамотная расстановка мебели.

Если есть возможность, следует поставить столы работников в одном направлении. Не стоит ставить столы друг напротив друга либо в направлении стены, поскольку такое расположение очень утомляет людей. Желательно ставить их перпендикулярно окнам, а если это не возможно — лицом к ним. Столы не ставят по отношению к окнам так, чтобы сотрудники сидели спиной к ним, так как в таком случае возникнет затенение рабочей поверхности. Расставляя столы, необходимо помнить, что работу передают спереди либо сбоку.

При наличии четкой последовательности в выполняемой работе, столы можно располагать в шахматном порядке так, чтобы соприкасались их углы. Это объясняется тем, что работникам легче работать с сидящими от них через одного или по диагонали.

В случае, когда комната имеет небольшую площадь, столы следует располагать рядом. Необходимо помнить, что сгруппировав четыре стола вместе, вы сможете сократить необходимую для них площадь на 15-30%.

Стол руководителя, являющегося самым посещаемым лицом в офисе, не должен мешать остальным сотрудникам. При этом его не располагаю около двери, так как в таком случае он больше похож на подчиненного, чем на руководителя. Входящие не должны видеть его, как только вошли в комнату. Руководителя не садят спиной к подчиненным либо напротив них.

Планировка служебных помещений должна подчеркивать равенство. Иерархичность им придадут фотографии руководителей на стенах.

Рабочие места операторов персональных компьютеров располагают в виде рядов.

Оптимальные размеры столов следующие:

Ширина стола 1,2 м

Высота стола 68-76 см (при отсутствии возможности регулировки до 72 см)

расстояние между глазами и монитором 50-60см

Оператор, который вводит информацию, должен работать не больше 4 часов в день, делая каждый час перерыв на 5-10 минут и 10-15 минут каждые 2 часа.

Мебель, предназначенная для коллективного использования должна располагаться таким образом, чтобы к ней можно было легко подойти. Для этого из помещения удаляют все лишнее и с сохранением оптимальной ширины проходов. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться.

Ширина проходов

Для одного сотрудника

0,6 м

Для двух сотрудников

0,8 м

Для трех сотрудников

1 м

Между стенкой и столом

0,65 м

Между двумя столами

0,55 м

Между столами, которые стоят в ряд

0,7 м

Между столами, имеющими проход между ними

0,9 м

Между столом и шкафом с документами

не более 1,8 м

 

Чтобы обеспечить свободное передвижение сотрудников, стоит выделять на проходы 20%, если используется кабинетная планировка и 15% от площади при использовании зальной планировки.

Также важную роль играет цветовое оформление помещений. Грамотно подобранный цвет оказывает положительное влияние на нервную систему. Он может взбодрить в случае однообразной работы, ослабить напряжение, обеспечить психологическое спокойствие и снизить утомление.