Системы хранения документов


Офисный стеллаж – это неотъемлемый предмет мебели, без которого невозможно представить слаженную работу любой компании. Ведь очень важен порядок в документах, когда все разложено по полочкам и в любое время можно найти нужную бумажку. Шкаф для документов офисный устанавливается не только на предприятиях, но и в домашних кабинетах. Ниже расскажем о том, какая мебель подходит для хранения бумаг и как ее правильно выбирать.

Особенности конструкции


Шкаф для хранения документов используется повсеместно, там можно разложить важные бумаги, защитить их от пыли, грязи, воды и посторонних глаз. Чаще всего их расставляют для хранения:

  • договоров;
  • каталогов;
  • трудовых соглашений;
  • прайсов;
  • отчетов;
  • образцов заполнения важных бумаг;
  • платежных документов;
  • карточек.

Применение такой мебели необходимо не только на крупных предприятиях, в небольших организациях должна тоже быть упорядочена система хранения бумаг. Благодаря подобным конструкциям бумаги не потеряются и сохранят презентабельный внешний вид на несколько лет вперед.
Для офиса можно использовать мебель из металла. Такие модели закрытых шкафов для документов универсальные, они подходят для хранения любого товара. Они зачастую отличаются огнестойкостью и низкой теплопроводностью. Они способны «выжить» даже в экстремальных ситуациях. Металлический шкаф может быть разным: сборным, сварным, со стеклянными дверьми. Но один недостаток у подобных конструкций все же есть – их тусклый оттенок, который подходит не ко всем интерьерам.
Еще нередко используется стеклянный шкаф для бумаг – но из этого материала сделаны лишь некоторые детали – ящички или дверки. За счет такого материала можно видеть, что находится внутри. Шкаф для документов со стеклянными дверьми выглядят очень престижно.


Популярные модели


В офисах можно использовать разные конструкции. Размер и тип шкафа зависит от типа бумаг и особенности помещения. Самыми популярными являются такие модели:
• Раздвижной. Шкафы имеют раздвижные дверцы купе, открываются в одну сторону и скользят по роликам внизу и вверху. Обращаться с подобными конструкциями нужно аккуратно, так как они склонны к поломкам. Также могут наблюдаться проблемы с открыванием, если в рельсы попадают мелкие предметы, пыль. Но такая модель считается компактной.
• Встроенный. Такие модели часто используются работниками кадровых служб, бухгалтерий и отделов, где применяется большое количество бумаг.
• Угловой. Такие шкафы зачастую применяются в офисах, где мало места, они устанавливаются в угол. Бывают и конструкции для документов со стеклом.
• Выдвижной. Как правило, такие стеллажи занимают немного места, а при необходимости выкатываются. Зачастую их хранят под столами, так как они компактны.
• Шкаф-купе. Отличительная особенность конструкции – раздвижные дверцы. Офисный шкаф позволяет экономить место и встраивается в стену. Обычно такие модели изготавливаются на заказ, а при желании его невозможно перенести на другую стену или при переезде забрать с собой.
• Распашной. Это самая популярная модель– ее часто устанавливают в офисах и квартирах. Но подходит он не во все комнаты и стили помещения. Конструкция подвижна: в нужное время шкаф можно переместить на другое место. Вплотную к стене поставить его не получится, это не позволят сделать плинтуса на стенах. По подобной конструкции выполнен шкаф-гармошка, двери которого собираются и не занимают много места при открывании.
• Откидной. Подобные офисные шкафы для документов представляют целую конструкцию – помимо стола есть тумбы с откидными полками. Помимо небольших папок с документами тут можно разложить и канцелярские принадлежности.


Внутреннее наполнение


В любом магазине мебели изделия классифицируются по разным признакам. И офисная мебель не исключение. По внутреннему наполнению офисные шкафы и стеллажи бывают трех видов:

1. Архивные (канцелярские). Такой тип мебели используется для хранения в течение долгого срока, а поэтому шкаф должен защищать бумажные носители от любого воздействия. Изготавливаются такие модели мебели из несгорающего материала, на их дверки крепится замок, чтобы никто не смог доставать важные документы. Чаще всего полки закрытие, но если есть открытые стеллажи, то устанавливаются сейфы. Такие стеллажи для документов имеют место быть в библиотеках, архивах организаций, кабинетах руководителей. Стоит учитывать, что бумага со временем теряет свою прочность, а поэтому нуждается в правильном хранении. Если она будет лежать на столе, то сможет потеряться, выцвести, пожелтеть или просто помяться. Главное требование, выдвигаемое к такому типу конструкций – это соблюдение правил пожарной безопасности. Чаще всего люди выбирают широкие полки, которые удобны в эксплуатации. Если вам требуется шкаф для коробок, то стоит выбирать модели с большими промежутками между полками. Лучше изготавливать мебель на заказ, так как на рынке купить подобную конструкцию очень сложно.

2. Картотечные. Подобные модели представляют собой ячейки разного размера. Они бывают горизонтальными и вертикальными. Зачастую размер таких шкафов небольшие, чтобы человек мог найти необходимые документы в считанные секунды. Они выполнены из дерева или металла. Ячейки могут быть расположены горизонтально или вертикально, иметь разное количество модулей. Есть варианты с вращающими секциями – но их цена гораздо выше обычных конструкций. Часто высота таких шкафов не превышает 1,5 метров, а поэтому доступ к моделям происходит без сложностей. Несмотря на хрупкую конструкцию, шкаф устойчив и он не перевернется даже при большой нагрузке бумагами.

3. Бухгалтерские. Шкаф бывает разного вида: открытый, полуоткрытый, закрытый. Его конструкция бывает с полками, выдвижными ящичками, дверками. Большую часть места в них занимают бухгалтерские бумаги и отчеты. Но также в них располагаются печати, деньги и важные документы. Это одни из важных шкафов в компании, а поэтому в них нередко устанавливаются огнеупорные сейфы. Внутренности бывают разными: в некоторых моделях есть полки, а есть сейфы с общей ячейкой. Если вам нужно хранить много разных документов, стоит выбирать вместительные ящики.
Шкафы для хранения документов бывают закрытыми или открытыми. Первый тип применяется для бумаг, которые нужно скрыть от посторонних. Открытые же шкафы подходят для документации, применяемой всеми сотрудниками часто.


Материалы изготовления


Фактур, из которых изготавливают шкафы, может быть несколько, все они отличаются своими характеристиками. Выбирать их стоит в зависимости от предназначения мебели. Чаще всего для производства шкафов для офиса используются такие материалы:
• ДСП. Это один из недорогих и доступных материалов для изготовления офисной мебели. Они подойдут для применения в местах с резкими перепадами температуры. Стоит помнить, что такие модели не экологичны, а поэтому их не используют в помещениях, где часто находятся дети.
• ЛДСП. Этот материал похож на предыдущий – однако эксплуатационные характеристики лучше. Материал выглядит красивее, можно выбрать мебель разного оттенка, которая отлично впишется в интерьер.
• МДФ. Такие модели гораздо экологичнее и не причиняют вреда здоровью человека. Конструкция проста в уходе, для поддержания привлекательного внешнего вида достаточно изредка протирать стеллажи влажной тряпочкой.
Все эти материалы доступны для покупателя, в виду своей невысокой цены, долговечны и влагостойки. Но если у вас помещение с повышенной влажностью, то не выбирайте модели из ДСП, со временем они могут прийти в негодность. Для придания красоты шкафам можно использовать дополнительные факторы: стекло, пластик. Для задних стенок и днищ ящиков зачастую используют ДВП.
Факт! Помимо этого можно устанавливать конструкции из натурального дерева. Они вместительны, смотрятся очень престижно, но по бюджету подходят не всем людям. Деревянный шкаф подчеркнет вкус руководителя, идеально впишется в любой интерьер.


Размеры


Прежде чем приступить к выбору размера мебели, замерьте пространство, где будет находиться шкаф для документов. Габариты зависят от того, какие в них будут храниться документы. Если у компании небольшая документальная база, то подойдет маленький горизонтальный шкаф офисный с несколькими полками. Если же бумажной волокиты много, то стоит отдать предпочтение высоким моделям с открытыми и закрытыми полками.
Важно! При выборе шкафа уделите внимание глубине изделия – в среднем она 60-65 сантиметров. Но стоит учитывать, что около 10 сантиметров занимают дверки. Стандартная высота -200 сантиметров, а ширина 130.


Системы запирания


Для офисной мебели важна не только прочность конструкции, при выборе шкафов нужно выбирать модели с прочным замком. Системы запирания тоже отличаются в зависимости от выбора материала:
1. При выборе деревянного распашного фасада используется замок с поворотным и выдвижным элементом. Язычок может быть двойным или искривленным. Нередко используют кнопку-защелку, при первом нажатии фасад будет закрываться, при повторном – открываться.
2. При раздвижном фасаде из ДСП используют замки с поворотным и кнопочным механизмом.
3. Модели со стеклянными дверцами оборудованы съемными личинками.
Если речь идет об сейфовых шкафах для документов, то там применяются более надежные системы запирания. Такие конструкции долговечны, не сгораемы и не затопляемы, использовать их можно не только для хранения бумаг, но и денег, вещей. То есть, размещая вещи в таких шкафах, удается защитить их от кражи. Системы могут быть такими:

  • сенсорными;
  • электронными;
  • кодовыми;
  •  биометрическими.


Расцветки и дизайн


При выборе шкафа для офисного помещения стоит придерживаться делового стиля. Если остановить свой выбор на ярких и радужных оттенках, то это снизит работоспособность сотрудников. Да и яркие шкафы и тумбы будут неуместно смотреться в любом офисе, что с отрицательной стороны скажется на вкусе начальника. Ниже опишем самые популярные цвета, которые подойдут для рабочего настроя:

  • Белый. Этот оттенок будет предрасполагать к компромиссам, диалогам межу коллегами. Но стоит быть готовым к тому, что он очень маркий, а поэтому офисная мебель будет нуждаться в постоянном уходе.
  • Черный/коричневый. Этот оттенок подходят для поддержания делового стиля. Самый распространенный цвет для мебели, так как он не маркий и не оставляет следов на поверхности.
  • Серый. Тоже не менее распространенный цвет для офисного стиля. Он не настолько маркий как белый и не будет оставляться на поверхностях следов грязи.


Правила размещения


От того, где будет установлен шкаф, зависит работоспособность сотрудников. Нерационально будет поставить его у двери, тогда большую часть времени сотрудник будет ходить до стеллажа и обратно. Чем ближе он будет расположен к рабочему столу, тем слаженней будет работа. Необходимо так расставлять мебель, чтобы ко всем ее частям был свободный доступ.
Зачастую в кабинетах шкафы расставляют вдоль стены, используют как перегородки для разных сотрудников, если в офисе трудится несколько человек. Если свободны углы, то там можно ставить угловые конструкции, чтобы сэкономить пространство.


Важно! Сейф для документов нужно расположить в углу кабинета, чтобы он был незаметным для приходящих людей. Нередко сейфы ставят в шкафах, скрывая их за дверцами. Но ставить их следует в доступности вытянутой руки, чтобы сотрудник мог быстро достать нужные документы и положить их обратно в несгораемый шкаф для хранения.
Несмотря на то, что сегодня большинство документов хранится в электронном формате, офисные шкафы не теряют своей актуальности, ведь есть ряд важных документов и ведомостей, которые хранятся на бумажном носителе.